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Cancelación y cambios (Envíos, pedidos, servicios y facturación)

Escrito por Webmaster

CANCELACIÓN, DEVOLUCIÓN Y CAMBIOS DE ENVÍOS, PEDIDOS, SERVICIOS Y FACTURACIÓN

Para que el cliente pueda requerir su cancelación correspondiente es preciso seguir los siguientes puntos:

 

I) CANCELACIÓN Y CAMBIOS DE ENVÍOS

  • El cliente podrá requerir la cancelación del envío de algún producto exclusivamente en casos de cambios de domicilio y/o de recolección del producto por parte del cliente a nuestras instalaciones.
  • El cliente podrá requerir el cambio de domicilio de envío en caso de que el producto aún se tenga en bodega o en nuestras instalaciones. Si el envío se encuentra en ruta (en mensajería especializada ó en mensajería interna) el cambio de domicilio no podrá ser requerido por el cliente. 
  • En caso de que el producto haya sido devuelto en su primer envío HARDCOM cotizará y facturará el envío posterior por mensajería; dicho producto será enviado en caso de que el cliente acepte el cargo. En caso contrario el cliente únicamente podrá realizar la recolección dentro de nuestras instalaciones en el horario y fecha que HARDCOM establezca para tal situación.
  • El cliente podrá cancelar el envío de algún producto programado mediante la instrucción de cancelación. Si el producto ya hubiese sido enviado el cliente no podrá cancelar el envío por mensajería de dicho producto. Si la cancelación fuese realizada antes de que el producto estuviese en ruta (ya hubiese sido enviado por mensajería) se procederá a la devolución del costo de envío vía nota de crédito única y exclusivamente.
  • El cliente, para solicitar la cancelación o cambio de domicilio de envío, deberá de presentar un documento digitalizado el cual se encuentre elaborado en documento membretado de la empresa, con la fecha del día que ingresará la solicitud y la petición formal de cambio ó cancelación de dicho proceso. Por último el documento deberá de presentar la firma del representante legal ó firma de aquel que haya requerido la compra de dicho producto. Este documento deberá de ser enviado al correo electrónico Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla ó al correo de su ejecutivo de cuenta ó al correo de su líder de proyecto con una copia de la identificación oficial donde aparezcan claramente sus datos y firma (en caso de que el documente este firmado por el contacto de compra) y también copia del acta constitutiva en donde aparezca como representante legal la persona que solicita la cancelación o cambio y/o poder notarial. El cliente tiene la obligación de confirmar la recepción de su petición vía correo electrónico en cualquier caso. 
  • DUDAS DE REFERENCIA:
    • Si requiero hacer el cambio de domicilio de envío y el producto ya se encuentra en ruta ¿Qué puedo hacer?. Si el envío fue elaborado por mensajería especializada (algún proveedor externo de mensajería) el cliente tiene la responsabilidad de aceptar el paquete enviado. HARDCOM no se hará responsable por devoluciones de producto bajo el envío de mercancía mediante mensajería especializada. Si dicho producto fuese devuelto a nuestras instalaciones HARDCOM podrá facturar al cliente gastos administrativos, gastos de re-envío o cualquier otro dependiente de tal situación sin la responsabilidad de la integridad o estado del producto devuelto. Si el envío fue elaborado por mensajería interna (por personal de HARDCOM) Puede no recibir el producto quedando bajo su total responsabilidad, posterior a ello el personal de mensajería avisará a las oficinas de tal acontecimiento procesando la devolución del producto a nuestra bodega o matriz. HARDCOM no se hará responsable por daños, pérdida o robo que sufra el producto enviado.
    • Si el producto es devuelto a las instalaciones de HARDCOM ¿tendrá algún costo adicional el envío de dicho producto devuelto?. Si, este costo será informado al cliente mediante cotización para su autorización en caso de requerir un envío adicional.
 
II) CANCELACIÓN, DEVOLUCIÓN Y CAMBIOS EN PEDIDOS
  • El cliente podrá realizar cambios de especificación del producto adquirido en sus pedidos siempre y cuando el producto no se encuentre listo para entregar en las instalaciones de HARDCOM ya sea en su matriz o bodega ó no haya sido requerido anticipo porcentual del costo del producto por haber sido una requisición de "back order".
  • Si el producto ya se encontrase en matriz o bodega HARDCOM se apegará a las políticas de devolución y cambio del fabricante o mayorista. Si el fabricante o mayorista determinara que dicho(s) producto(s) no cuentan con cambio HARDCOM no podrá realizar la petición de cambio del cliente.
  • HARDCOM tiene el compromiso de ayudar a sus clientes para solicitar la petición que el cliente requiera ante sus fabricantes y/o mayoristas, sin embargo, si por el contexto del requerimiento del pedido alguna de las partes (ya sea el fabricante, mayorista o el mismo HARDCOM) no autorizara el cambio el cliente deberá de aceptar la resolución que alguna o todas las partes anteriores decidan sin opción de modificación por parte del cliente.
  • En caso de que el pedido hubiese requerido anticipo porcentual del costo total del producto HARDCOM no podrá devolver bajo ninguna circunstancia dicho adelanto en caso de cancelación o cambio. Si HARDCOM accediese a aplicar devolución de dicho anticipo solamente podrá ser procesado mediante una nota de crédito. HARDCOM se reserva la devolución del importe sobre pedidos con anticipo. HARDCOM podrá penalizar al cliente al que se le haya autorizado la devolución por gastos administrativos, costos de cancelación, costos de penalización por cancelación o cualquier otro generado por el fabricante, mayorista o por HARDCOM. 
  • Si el cliente requiriera alguna cancelación de algún pedido elaborado HARDCOM evaluará la situación del mismo para concluir con dicha petición según los siguientes casos:  
    • Si el producto se encontrase en las instalaciones de  HARDCOM para su entrega entonces no aplicará la cancelación.
    • Si la cotización del producto incluyera la leyenda "No hay devoluciones en productos/servicios" la cancelación no podrá aplicar.
    • Si el producto hubiese sido pedido a fabricante o mayorista con anticipo la cancelación no podrá aplicar.
    • En cancelaciones HARDCOM no podrá aplicar nota de crédito. 
  • Bajo lo anterior, el cliente no podrá cancelar los pedidos que cumplan con alguna o todas las características antes mencionadas. En caso de que el cliente haya levantado un pedido con anticipo HARDCOM no podrá entregar el(los) producto(s) en cuestión hasta que el cliente liquide el 100% del costo especificado en la cotización correspondiente.
  • Todas las políticas anteriores también se hacen válidas para pedidos de "servicio".

 

III) CANCELACIÓN Y CAMBIOS EN SERVICIOS

  • Los clientes que requieran cambios en servicios ya sea por características técnicas, administrativas o económicas deberán de acercase a su ejecutivo de cuenta o líder de proyecto para establecer tanto las inquietudes del cliente como posibles soluciones al respecto. El personal de HARDCOM enviará posteriormente las alternativas exactas para cubrir las necesidades del cliente. Aún si dicha propuesta no es la requerida por el cliente le pedimos enviar un correo a Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla explicando su situación, a la brevedad un director de área o encargado de calidad se pondrá en contacto con usted.
  • Los cambios en servicios que el cliente requiera deberán ser autorizados y evaluados primeramente por HARDCOM. 
  • Para poder ser aplicado un cambio en el servicio el cliente deberá de haber aceptado la cotización previamente enviada por el staff de HARDCOM. En dicha cotización o por vía correo electrónico se le hará saber al cliente de prorrateos, costos de ajuste, costos de modificación, gastos administrativos o cualquier otro generado por dicho concepto. 
  • El cliente no podrá tramitar cambio en los servicios si tuviese un saldo vencido en su cuenta, ya sea parcial o total. 
  • El cliente no podrá cancelar los servicios si tuviese un saldo vencido en su cuenta, ya sea parcial o total.
  • El cliente que requiera la cancelación de servicios deberá de presentar un documento digital el cual haya sido elaborado con membrete de la empresa, con atención al área de crédito y cobranza ó de su líder de proyecto asignado, especificando en el cuerpo del documento la cancelación y motivo del mismo. Dicho documento deberá venir firmado por el contacto que contrató el servicio o por el representante legal. En ambos casos se requiere también anexo en formato digital la copia de la identificación oficial de la persona que firma donde se muestren sus datos claramente. En caso de que el documento fuese firmado por el representante legal se requerirá la copia del acta constitutiva o poder notarial donde se encuentre especificada dicha persona. HARDCOM se reserva el derecho de requerir los documentos en original al cliente, dichos documentos deberán de ser enviados por mensajería dentro de un sobre cerrado con atención al área de finanzas.
  • El cliente que requiera cancelación de servicio y requiera la entrega de la documentación de su infraestructura HARDCOM le enviará un formato digital, mismo que deberá de ser llenado, firmado y enviado por el cliente a las oficinas centrales de HARDCOM. El documento en cuestión podrá requerir documentos anexos, mismos que el cliente deberá de enviar junto con el documento antes mencionado.  
  • Cualquier tipo de cancelación deberá de ser requerida por el cliente bajo los siguientes lineamientos: 
    • Para cancelación de servicio periódico (pólizas de mantenimiento periódicas, membresías y/o servicios con cargo recurrente) la cancelación deberá de ser requerida por el cliente ANTES DE SU FECHA DE CORTE. La cuenta no deberá de presentar saldo vencido, de lo contrario la cancelación no podrá autorizarse por parte de HARDCOM. Si el cliente requiriera la cancelación de su servicio posterior a la fecha de corte HARDCOM facturará y cobrará todo el siguiente período de servicio aplicando la cancelación hasta su próxima fecha de corte. Para cancelación de servicio periódico bajo contrato el cliente deberá de liquidar a HARDCOM el número total de periodos restantes hasta la fecha de vencimiento y término de contrato previamente firmado así como las penalizaciones pertinentes por cancelación de contrato, gastos administrativos o cualquier otro resultado de dicha cancelación. En cancelación de servicios no se aplicará devolución ni nota de crédito por concepto de pagos adelantados o elaborados en el proceso de contratación del servicio. En el proceso de cancelación de servicios no aplica el prorrateo del servicio.
    • Para cancelación de servicio único (único servicio requerido a HARDCOM en el rubro solicitado) la cancelación deberá de ser requerida por el cliente antes de la ejecución de dicho servicio. Si el servicio se encontrase "en proceso" (ejecutándose en ese momento) la cancelación no tendrá lugar. En caso de que la cancelación de servicios sea exigida por el cliente no se aplicará devolución ni nota de crédito por concepto de pagos adelantados o elaborados en el proceso de contratación del servicio. En el proceso de cancelación de servicios no aplica el prorrateo del servicio elaborado. En caso de cancelación de servicio por parte del cliente el servicio será detenido al instante del reporte dejando dicho servicio en el porcentaje de avance en el cual se haya suspendido sin obligación de HARDCOM para terminarlo. HARDCOM por su parte no realizará la devolución del anticipo o pago cualquiera  del servicio aún no habiéndose concluido por petición y cancelación del cliente. Si el servicio fuese de nuevo requerido por el cliente HARDCOM se reserva la revisión de los procesos elaborados e incompletos. Si HARDCOM determinase que los procesos elaborados, al haber sido interrumpidos, no tuviesen efecto o no sirviesen para completar el servicio HARDCOM podrá facturar el servicio completo o fraccional al cliente para terminar con la petición de servicio sin obligación alguna para con el cliente por haberse realizado el proceso de suspensión de servicio habiendo pago parcial , total o anticipo otorgado a HARDCOM. El costo anterior será independiente al costo original previamente cotizado y autorizado.
  • Los servicios a los cuales se les aplicarán los lineamientos del punto III) CANCELACIÓN Y CAMBIOS EN SERVICIO son : *Servicio correctivo y preventivo de infraestructura, *arrendamiento de equipo de cómputo y hardware en general, *Desarrollo de aplicación cliente-servidor, portátil, web  y/o cualquier otro desarrollo elaborado por HARDCOM, *Préstamo de equipo de cómputo y hardware en general (Dependientes de algún otro servicio o independientes), *Servicios de monitoreo, seguridad, revisión, escanéo, asesoría y/o consultoría y *Servicios de hosting.
  • Se recomienda al cliente, antes de requerir la cancelación de un servicio, dirigirse al apartado FAQ > Servicios > consultando el apartado del servicio que desea cancelar para tomar en cuenta cuestiones administrativas o técnicas referentes al servicio en cuestión. En este apartado podrán omitirse datos contenidos en el resto de la sección de FAQ almacenada en este portal por ser consideradas pertenecientes o referentes a otro apartado sobre políticas, utilización o procedimientos aún siendo dependientes de la cancelación o cambios en los servicios. Para visualizar la sección FAQ > Servicios de clic aquí.

 

IV) CANCELACIÓN Y CAMBIOS EN FACTURACIÓN

  • El cliente podrá requerir cambio de datos fiscales en su factura previa solicitud vía correo electrónico a Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla especificando los nuevos datos de facturación y anexando en formato digital el R.F.C y documentos pertinentes para tal alta. El cliente deberá de enviar dicha solicitud desde la cuenta de correo de la persona que contrató el servicio y/o producto ó desde la cuenta de correo electrónico del representante legal  con el fin de comprobar que el cambio y autorización son realizados por gente autorizada. En el cuerpo del correo electrónico deberá de especificarse textual el cambio requerido, en caso contrario el cliente deberá de enviar por mensajería especializada el original de los documentos requeridos a las oficinas centrales de HARDCOM.
  • Si HARDCOM hubiese facturado mal los datos , tanto de razón social, domicilio, R.F.C o cualquier otro y éstos fuesen diferentes a los que el cliente autorizó HARDCOM realizará el cambio de la factura sin costo de envío o elaboración alguno siempre y cuando el cliente no tenga un saldo vencido ya sea parcial o total en su cuenta, de lo contrario el cambio y envío se realizará cuando el cliente presente su cuenta al corriente. Si la factura presentase los datos que el cliente autorizó y dicho cliente requiriera cambio alguno no notificado con antelación a HARDCOM entonces se procederá a la facturación y envío con cargo al cliente en el cual el cliente deberá cubrir los gastos de envío y gastos administrativos correspondientes. Los gastos administrativos son de $35 usd (treinta y cinco dólares americanos), los gastos de envío dependerán de la empresa de mensajería externa contratada para tal fin. El cliente no podrá realizar la petición de re-facturación al presentar un saldo vencido en su cuenta. La facturación y envío serán procesadas posterior al pago de dichos conceptos antes mencionados.
  • No se podrán re-facturar documentos de años fiscales diferentes al actual bajo ninguna circunstancia.
  • La pérdida y reposición de facturas deberá ser requerida por el cliente en un documento membretado de la empresa, dirigido al departamento de finanzas, con la fecha en la cual se realiza la petición y explicando en el cuerpo del documento la pérdida de facturas así como numerando el folio de las facturas en cuestión. Dicho cuerpo deberá incluir el siguiente texto " (El cliente) se hará responsable de cualquier mal uso dado a la(s) factura(s) perdidas así como también a cualquier responsabilidad derivada de tal evento liberando a HARDCOM de cualquier responsabilidad". Dicho documento deberá venir firmado por el representante legal o persona que cuente con el poder notarial pertinente. Anexo a dicho documento deberá de venir la copia de identificación oficial de la persona que firmó el documento así como la copia del acta constitutiva donde se muestre la persona responsable como representante legal. Por último toda la documentación anteriormente requerida deberá de venir en un sobre sellado y deberá de enviarse a la oficina matriz de HARDCOM. No se recibirán correos electrónicos o cualquier otro que no sea el documento en original con sus respectivas copias de identificación y acta constitutiva. 
  • Si la cuenta del cliente presenta saldo vencido no se podrá dar seguimiento a la petición de cancelación o cambios en facturas.
 
Para cualquier aclaración o dudas respecto a éste apartado favor de enviar un correo electrónico a Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla .